律师事务所应用之项目管理

律师事务所应用之项目管理: 文/高敏

律师事务所是典型的项目型运作的企业，其业务主要是依托一个个的项目（案件）。律师所目前管理的如工作日志、计费、冲突检索、立项（立案）、结项（结案）等都是围绕项目这个核心；律师日常的工作基本上围绕项目进行，律所的各级管理人员对于律师和业务的管理，其核心之一也是一个个的项目。那么，从不同的角度来理解，到底如何借助先进的IT系统实现对律所业务、管理的核心之一的项目的有效应用、管理？什么样的针对律所业务特性的项目管理，才能做到：

帮助律师自动实现项目全过程的自动指引、所有文档的自动模板引导

律师事务所应用之项目管理: 帮助管理人员实现项目进程的及时、全面掌控

在回答上述问题之前，需要特别说明一个问题。即每个律所都会有不同的业务线（项目类型），比如金融类项目、房地产类项目、银行类项目、诉讼类项目，虽然这样的分类不一定严谨、科学，但是至少给我们提出了一个问题，那就是不同的项目类型，会有不同的工作过程以及工作细节，如果我们将工作过程按照不同阶段划分成若干任务项的话，也就是不同的项目类别会有不同的任务项，不同的任务项中会有不同的工作内容细节，比如出具的文档不同，律师完成此项任务的指引也会不同。

由此，就需要项目管理功能能够提供针对不同律所的不同项目类型（甚至类型中的小类型等等）的贴身管理功能。当然，还要能够使律所自主调整这些功能，因为律所的业务使不断发展、完善的，也就需要对原有的功能不断的优化、调整、或者拓展。

常见的律所软件对于项目（或者称之为业务）的管理主要功能有：

项目（案件）登记：登记项目的基本信息，进入待审状态

项目审核：审核待审项目，审核后交由指定律师承办

代理合同：登记代理合同信息以及合同执行情况

律师事务所应用之项目管理: 信函登记：登记信函的使用情况

工作内容：记录工作进度，可打印作为对事务所及当事人的工作汇报

律师事务所应用之项目管理: 结案归档：填写结案信息，项目转入归档

律师事务所应用之项目管理: 联系人：项目相关的联系人

文档附件：依据项目的登记信息、文档模板格式自动生成WORD文档并分类保存作为案件的文档附件

业务台帐：可以按照日期区间、律师、委托人、案件类别来查询归档日期、基本情况、办理结果等案件概况

业务汇总(统计)：按照律师、委托人、案件类别等作为区分，查询案件的分布和大概费用情况；例如可以查询各个律师在指定时间段内办理案件个数、创收概况，或者各个类型的案件的个数以及代理费用合计；或者查询指定律师在某一个时间段内办理各类案件的总况等等。

律师业务报表：业务量、创收自动统计报表，符合司法部报表格式。

上面列出的项目管理内容基本上是常见的管理功能，不论它的功能点由多少，其核心是站在管理项目信息的角度，方便对于项目相关信息的查询统计。但是，对于律师开展项目的最频繁、最重要的一个个项目任务以及开展任务细节工作却缺乏规范的指导、辅助和监控。

让我们模拟一个律师承办一个项目的过程，来理解完整有效的律师事务所项目管理到底应该有什么样的功能，以及这些功能的价值。我们的主人公崔律师将要承办一件金融诉讼类的项目。

首先，崔律师启动一个新建项目审批流程，登记该项目的基本信息，如项目类型、项目成员、服务客户、对手、项目名称等，并提交；该审批流程自动流转到按流转条件指定的审批人，审批确认后，该项目正式建立，进入正常执行状态，在项目新建时，除了更改状态外，最重要的是自动载入该类型项目的项目模板。

图一：新建项目审批。 实际上完成了项目登记和项目审批两项任务。

律师事务所应用之项目管理: 图二：自动导入的金融诉讼类项目的模板。

律所可以为不同类型的项目建立模板。将该项目的不同阶段，以及各阶段的任务都定义好，成为律师开展工作的指引。

接下来，崔律师可以根据具体项目的实际情况，对项目的各项任务进行增减，比如，增加初步接洽阶段的一个子任务，减去研究分析阶段。可以将不同的任务指派给其他项目成员。

律师事务所应用之项目管理: 图三：项目任务的工作面板

在执行具体的任务工作时，崔律师会发现有该项工作的“指引”，在图三中，任务说明是对于该项任务的简要说明，如果有必要的话，以文档的形式给出更加详细的指引说明，如图三中的文档《诉讼仲裁_金融诉讼_金融诉讼流程祥解》。这些指引，可以是律所对该项任务的管理规范，也可以是经验总结，总之，是用来指引律师更好的完成此项任务的说明。

在此项任务中，需要崔律师完成两份文档，分别是《客户移交材料清单》和《初步接洽函》，这些文档模板已经在新建项目的时候自动导入了，崔律师只要在此打开模板，按照提示完成即可。除了了必须完成的文档工作外，还有可能需要在任务中启动工作流，比如，在“业务启动”的任务中，就需要崔律师启动一个会议通知工作流，通知项目相关人员开一个阶段会议；或者在一审的某个阶段，需要启动一个申请公章的工作流。

崔律师按照上述项目模板的指引，依次完成各项任务，最后是结项工作。启动一个结项流程，通过结项的各项审批，如必须的文档资料完成情况、项目费用情况等，更改项目状态为完成，此项目正式完成。

以上是简单描述项目从新建到结项的过程，其中包含了项目登记、立项审批、项目文档、结项管理等常见的管理功能，但更重要的是，它真正实现了对项目过程的管理。实现律师所对律师开展项目工作的指引、解除律师烦杂的基础文档工作、规范律所业务工作和体现律所专业性的与客户的接口文档、自动积累项目库，使律所走上可积累的、可持续发展的健康道路。

关于项目库的应用和优化，以及如何积累律师项目过程中的经验和教训，使之成为律所的共同知识，参见本系列之二：《律师事务所应用之二 用知识管理武装律师事务所》

原文地址：http://www.vsharing.com/Blog/Article.aspx?aid=416363