选型故事：财务管理系统选型之发票管理

发票在中小企业财务管理中有着举足轻重的作用。发票可以用来抵税，所以从某种程度上来说也是一种有价票据。王晓虽然是技术出身，但是至少在学校里还学过一个学期的会计。比起其它公司的IT主管，对这个还是有点认识的。但也仅限于“有点认识”而已，要真正用到财务软件选型上，无论是理论知识还是实战经验，都可谓捉襟见肘了。为此，只有再去请教这方面的专家建峰了。

建峰听了王晓的请求之后，给他提了三个建议。

选型故事：财务管理系统选型之发票管理：建议一：先了解现在常有的发票管理方式有哪些？

以普通增值税发票为例，不同的企业控制的方式不同。如在2009年2月份，企业某个供应商一共有三笔应收帐款，分别为20万、40万、50万。企业会有哪些发票控制的方式呢？建峰给王晓一一做了说明。

第一种管理方式，每笔应付账款一张发票。有的企业发票控制比较严格，甚至要求供应商随货附发票等等。那么就每笔应付账款对应一张发票。这可以提高准确率，但是工作量会增加不少。因为从企业角度讲，每张发票都要上网经过政府部门验证过之后才能够抵扣税。如果供应商一笔货就一张发票，那么发票一多，这个验证的工作量就会比较多。所以实际上，采用这种发票管理方式的企业比较少。

第二种管理方式是当月的应付账款都体现在一张发票上。即在实际操作账，以上这三张应付账款会体现在一张付款单上，然后一张发票对应这张付款单。在应付账款转换为付款单之前，会需要先核对一下发票的信息，如：发票金额与应付账款总金额是否一致等等。这种处理方式企业中应用得比较多。

第三种管理方式就是要实现发票匹配。例如一家企业，他们的供应商是应付账款积累到了一定的金额之后，才会开发票。如每次金额到了100万他就开一张100万的发票，然后甲方开给他100万的支票。这无论对企业还是对供应商来说，可能操作起来都会比较方便。此时从企业的角度考虑，就需要对发票进行匹配。如：企业通常是先在系统中录入100万的发票。

然后通过发票匹配功能，对应付账款进行匹配。通常情况下，会按时间的顺序对发票进行匹配。前面这个例子中，匹配的顺序分别为第一笔应付账款20万、第二笔应付账款40万、第三笔应付账款40万。注意这第三笔应付账款没有全部匹配（原本是50万），因为发票的金额不够了。剩下的十万要等到下个月的发票匹配了。通过这个发票匹配功能，就可以保证所有的付款都有对应的增值税发票。

以上就是企业采用的增值税发票管理方式。建峰嘱咐王晓，他首先要了解这几种发票管理方式。然后把这些管理方案拿给财务管理人员进行确认，让他们选择一个人为符合他们实际情况的管理方式。

选型故事：财务管理系统选型之发票管理：建议二：然后问财务人员他们需要怎么管理？

当询问财务人员具体需要怎么管理增值税发票的时候，建峰建议最好先把上面这几种常见的发票管理方式拿给财务相关人员看看。因为企业现在采用的发票控制方式可能不怎么合理。把这些其他企业常用的控制手段给他们看了之后，他们可能会发现自己发票管理上的不足，而调整自己的管理方式。这样，就可以避免在财务管理系统实施的时候他们临时变卦，改用其他的发票控制手段。

另外，当财务人员确定好具体的管理方式之后，如选择上面第二种处理方式，还需要向财务管理人员确认一下管理方面的细节问题。一个财务管理软件到底能否符合企业的需要，主要就是看这个细节方面的问题。如某些企业发票管理的比较严格，对于没有发票的应付帐款，即使到期了也不会付款。而有些企业更加苛刻，付款日期是按照发票日期来进行推算，而不是应付账款的日期。例如：现在应付账款的审核日期为3月5日，而供应商是4月1日开的增值税发票，这个供应商的付款条件为见票后下个月25日。

那么，如果按照应付帐款的日期来算，付款日期为4月25日。按照发票来计算，付款日期则为5月25日。两个整整相差一个月时间！当中小企业IT负责人向财务管理人员询问具体该怎么管理增值税发票时，就需要这类细节方面的问题。不是所有的财务管理软件都会考虑到这些细节方面的功能，如果无法实现，企业很可能要自掏腰包进行二次开发了。

建峰指出，财务人员选择了发票管理的大方向以后，IT主管还需要再确认一些细节方面的内容。最好的方式是让财务人员拿一个上个月的实际业务来说明。只有跟实际操作结合，财务人员才能够比较有逻辑地说出细节方面的控制要求。凭空想象，可能会有疏漏。

选型故事：财务管理系统选型之发票管理：建议三：最后去看看财务管理软件能否实现这种管理方式？

以上两个步骤完成之后，接下去就要去看看财务管理软件，能否实现这个需求了。在考察软件功能的时候，最好不要只听不练。也就是说，不要光听财务管理软件售前咨询顾问在那边说，而是最好能够让对方进行现场的演示，看看是否可以实现。有些财务管理软件售前咨询顾问比较不负责任，为了达到推销软件的目的，会把一些没有的功能说成有。或者说，功能虽然可以实现，但是操作起来非常的麻烦。IT主管一定要请自操作一遍或者让对方模拟运行一次才行。

另外，IT主管不是做财务工作的，对于发票管理流程可能没有一个直观的印象。即使他们亲自尝试操作发票控制流程，有些问题也很难发现。如果让有实际业务经验的财务人员进行现场操作或者观看售前咨询顾问模拟操作，发现问题的几率就要高的多。而且有疑问的话，也可以及时跟对方进行沟通。这虽然会浪费一点财务人员的时间，但这对后面项目实施来说，是绝对有必要的。

建峰提出，如果条件允许，最好能够让财务人员来实际体会一下软件的发票管理流程是否能够满足他们的需要，操作起来是否方便等等。

总之发票是企业的一种特殊有价票据，并且其还直接跟企业的付款作业相关。有时候发票直接决定着企业是否要付款等重大的事项。因此中小企业负责人在考虑发票控制需求的时候，一定要细致一点。要认真对照财务管理人员提出的需求，进行软件选型。以上三个步骤可以帮助中小企业负责人在发票管理流程上给财务人员一个满意的交待。