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2004-07-14
除了很隆重的场合，多数人并不太喜欢穿着过于“拘束”的西服，这也使得近年来休闲装开始大行其道。如果拿项目管理来说，正式的项目管理有时候就像一板一眼的“西服”，而最近这些年才兴起的非正式项目管理，让项目管理领域也开始刮起了“休闲风”。 通常，正式的项目管理的花费相当昂贵。的确，如果按照项目管理九大知识领域的要求，从项目的启动、计划、执行、控制等过程按部就班地实施，成本必然不会太少。正是出于这一原因，非正式项目管理才逐渐兴起。 项目管理的“休闲”潮流：“休闲”潮流的由来 早期，一些项目开发者在编写项目方针和程序文档上花费时间和资源，主要目的是为了安抚客户。项目管理出现后，建立正式文档大多也是为了给客户看。 20世纪80年代初，是纸张文档最为兴盛的时期。为了符合规范，项目经理们快被书面工作淹没了，繁忙的程度使他们几乎没有时间去参与实际的项目管理。 真正的成本节约发生在20世纪90年代初期，是随着并行工程的发展得以实现。并行工程方法采用分段处理的方式，将工作分为几个连续的系列，各系列同时展开，从而大大缩短了产品开发时间。这种变化增加了每个项目的风险程度，项目管理也退出了早期的实践—正式项目管理的形式，正式的指南（guidelines）开始被清单（checklists）所取代。这种清单对细节描述较少，大多是概述性的。 也就是从这个时候起，非正式的管理方式开始走进人们的视线。表1列出了正式项目管理和非正式项目管理的几个不同点。从中可以看到，两者主要的不同点在于书面工作量的差异。方针和程序文档的编写代表了项目管理的正式性，清单则代表了非正式性。 不过，需要指出的是，非正式项目管理并不能消除全部项目书面工作，它只是把书面工作的需求降低到能够接受的最低程度。 事实上，从正式过渡到非正式，项目管理的组织文化也要发生转变，如图1所示。
概括而言，非正式项目管理组织文化有四个基本要素：信任、沟通、合作和协作。 信任 信任参与项目实施的每个人至关重要。早晨，当你开车去上班时，一路上也许踩了几十次刹车。尽管你从来不认识设计刹车、制造刹车或安装刹车的人，但你毫不担心刹车能否管用。来到公司大楼后，尽管你不认识设计、制造、安装和检验电梯的人，你还是按下电梯按钮，欣然乘电梯到办公室。此时，你已经将你的生命交给过无数个从来不认识的人。可是，当你坐在自己的办公室，为什么拒绝团队其他成员做出一个很小的决定呢？ 信任是成功进行非正式项目管理的关键。没有信任，项目经理和项目发起人不得不要求进行所有的书面工作，而这仅仅是为了确保参与项目的每个人都按照预先的指示工作。 信任在建立承包商/分包商与客户之间的良好关系时同样重要。当客户和承包商之间的关系是建立在信任的基础上时，双方自然都获得了众多好处。表2列出了可以获得的收益。 如果公司文化已经建立在相互信任的基础上，项目经理的聘用和晋升不只是根据其技术专长，而取决于对公司和项目的最佳利益，以及他能否与其他团队成员和客户进行良好的沟通和合作。 沟通 在传统的正式组织中，员工通常声称缺乏交流和沟通。然而，高级经理们却往往认为公司中的沟通情况良好。为什么会出现这种认识上的偏差呢？在大多数公司，主管经理被频繁会议上的交流信息，和公司各职能部门递交的大量周报搞得晕头转向。从公司组织架构表看，往下传送的信息，其质量和频率连续性较差，尤其是在比较正式的公司。 对一个项目而言，沟通是通向成功最重要的因素之一。如果没有良好的沟通，伟大的计划也只能仅仅是计划，无法实施。项目的沟通包括分享与决策、工作职权、谈判和项目报告等相关信息。优秀公司的项目经理认为，他们应该把90%的时间花在小组内部和外部客户的沟通上。图2描述了典型的项目经理采用的沟通渠道。
“冗长的报告”的出现，是因为高层管理人员认为没有写下来的就是没有说过。虽然在一定程度上这是对的，但要写下这些东西就得承担高昂的成本。我们不仅仅需要考虑把时间耗费在准备报告和正式备忘录上，而且报告的加工处理、复印、分发和形成档案都占用时间。此外，收到报告的人还要花时间看。 通常，超过5～10页的项目报告很可能会没人愿意看。在擅长项目管理的公司，内部的项目报告只需要尽可能简练地回答以下3个问题即可：现在项目进展到什么程度？我们最终将要达到什么样的目标？有没有需要管理人员处理的特殊问题？事实上，这些问题只需要一张纸就能说明。 “法庭式会议”是指本来计划开半个小时的会，实际上却开了好几个小时。这种会议的出现一般是由于高级管理层干预日常例行事务引起的。即使管理层介入解决不了这些细节问题，这种情况还时有发生。 合作 合作是指一个人为了所有人的利益与他人一起工作的意愿，它包括一个团队为了一个有利结果而采取的自愿行动。在项目管理做得非常出色的公司，合作已成为一种规范，无需权威的正式介入就能自动发挥作用。团队成员知道自己应该做什么，并且他们也确实在做。 在一般的公司，或者说在合作方面做得一般的任何类型的公司，人们只有在开始相互了解时才学习合作，这需要时间。对于项目团队来说，时间往往非常宝贵。 协作 协作是指人们在同等环境下本着合作的精神一起工作。有些人将协作与士气搞混淆，士气在更大程度上是指对工作的态度，而不是指工作本身。但是，士气高昂显然对协作有利。 协作具有以下特点：（1）员工和经理相互交流思想，并在工作团队中培养高水平的创新和创造能力。（2）员工和经理相互信任，对他人和公司保持忠诚。（3）员工和经理承担自己的工作，并信守诺言。（4）员工和经理自由地分享信息。（5）员工和经理开诚布公、真诚以待。 对项目经理来说，在计划阶段要与项目组其他成员或利益相关者协作；在实施阶段，需要对项目的进展和当前状态及时沟通。 来源：《中国计算机用户》
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