工程项目管理信息系统研究

1 在项目管理中,信息、信息流和信息处理各方面的总和称为项目管理信息系统。管理信息系统是将各种管理职能和管理组织沟通起来并协调一致的神经系统。建立管理信息系统,并使其顺利地运行,是项目管理者的责任,也是完成项目管理任务的前提。项目管理信息系统有一般信息系统所具有的特性,其总体模式如图1所示。

图一　

项目管理信息系统总体模式项目管理信息系统必须经过专门的策划和设计,并在项目实施中控制它的运行。

2　项目管理信息系统的建立过程信息系统是在项目组织模式、项目管理流程和项目实施流程的基础上建立的,它们之间互相联系又互相影响。项目管理信息系统的建立需要确定以下几个基本问题:

2.1　信息的需要项目管理者和各职能部门为了决策、计划和控制需要哪些信息?以什么形式、何时、从何种渠道取得信息?上层系统和周边组织在项目过程中需要什么信息?这是调查确定信息系统的输出,不同层次的管理者对信息的内容、精度、综合性有不同的要求。

工程项目管理信息系统研究: 2.2　信息的收集和加工

(1)信息的收集在项目实施过程中,每天都要产生大量的原始资料,如记工单、领料单、任务单、图纸、报告、指令、信件等。必须确定的是,由谁负责这些原始数据的收集?这些资料、数据的内容、结构、准确程度怎样?由什么渠道获得这些原始数据、资料?

(2)信息的加工这些原始资料面广、量大,形式丰富多彩,必须经过信息加工才能符合不同层次项目管理的要求。信息加工的概念很广,包括:①一般的信息处理方法,如排序、分类、合并、插入、删除等;②数学处理方法,如数学计算、数值分析、数理统计等;③逻辑判断方法,包括评价原始资料的置信度、来源的可靠性、数值的准确性,利用资料进行项目诊断和风险分析等。

2.3　编制索引和存储为了查询、调用的方便,建立项目文档系统,将所有信息分类、编目。许多信息作为工程项目的历史资料和实施情况的证明,必须被妥善保存,一般要保存到项目结束,有些则要作长期保存。按不同的使用和存储要求,数据和资料储存于一定的信息载体上,要做到既安全可靠,又使用方便。

2.4　信息的使用和传递渠道信息的传递(流通)是信息系统活性和效率的表现。信息传递的特点是仅传输信息的内容,而保持信息结构不变。在项目管理中,要设计好信息的传递路径,按不同的要求选择快速的、误差小的、成本低的传输方式。

3　项目管理信息系统总体描述项目管理信息系统是在项目管理组织、项目工作流程和项目管理工作流程基础上设计的,并全面反映他们之中的信息和信息流。所以对项目管理组织、项目工作流程和项目管理流程的研究是建立管理信息系统的前提,而信息标准化、工作程序化、规范化是它的基础。项目管理信息系统可以从以下几个角度进行总体描述。

3.1　项目参加者之间的信息流通项目的信息流就是信息在项目参加者之间的流通。在信息系统中,每个参加者为信息系统网络上的一个节点,它们都负责具体信息的收集(输入)、传递(输出)和信息处理工作。项目管理者要具体设计这些信息的内容、结构、传递时间、精确程度和其他要求。例如,在项目实施过程中:

(1)业主需要的信息①项目实施情况月报,包括工程质量、成本、进度总报;②项目成本和支出报表,一般按分部工程和承包商作成本和支出报表;③供审批用的各种设计方案、计划、施工方案、施工图纸、建筑模型等;④决策前所需要的专门信息、建议等;⑤各种法律、规定、规范,以及其他与项目实施有关的资料等。

(2)业主作出的信息①各种指令,如变更工程、修改设计、变更施工顺序、选择承包商等;②审批各种计划、设计方案、施工方案等;③向董事会提交工程项目实施情况报告。

(3)项目经理需要的信息①各项目管理职能人员的工作情况报表、汇报、报告、工程问题请示;②业主的各种口头指令和书面指令、各种批准文件;③项目环境的各种信息;④工程各承包商、监理人员的各种工程情况报告、汇报、工程问题的请示。

(4)项目经理作出的信息①向业主提交各种工程报表、报告;②向业主提出决策用的信息和建议;③向社会其他方面提交工程文件;④向项目管理职能人员和专业承包商下达各种指令,答复各种请示,落实项目计划,协调各方面工作等。

3.2　项目管理职能之间的信息流通项目管理系统是一个非常复杂的系统,它由许多子系统构成,可以建立各个项目管理信息子系统。例如,成本管理信息系统、合同管理信息系统、质量管理信息系统、材料管理信息系统等。它们是为专门的职能工作服务的,用来解决专门信息的流通问题,共同构成项目管理信息系统。

3.3　项目实施过程的信息流通项目实施过程中的工作程序既可表示项目的工作流,又可以从一个侧面表示项目的信息流。在项目管理信息系统中,应设计在各工作阶段的信息输入、输出和处理过程及信息的内容、结构、要求、负责人等。项目计划阶段的工作程序如图4所示,可以看出,在图中的每一环节上都需要信息,也会产生信息,这样便构成了项目计划管理系统的信息流。工程项目计划工作流程按照项目生命期过程,还可以划分为可行性研究系统、计划管理信息系统、实施控制信息系统等。

4　结语为提高工程项目管理水平,实现工程项目管理信息化,必须要利用计算机以及网络技术实现项目管理。通过收集、存储和处理有关数据,建立项目管理信息系统,为项目管理人员提供信息,作为项目管理规划、决策、控制和检查的依据,以保证项目管理工作顺利实施。