知识管理时代的EKP应用

目前，知识管理虽然日益称为一门显学，但到底知识管理体现在IT层面是什么方式，仍然是“公说公有理、婆说婆有理”。有人说，所谓知识管理系统不就是管管文档而已，和文档没什么区别；也有人认为知识管理应该是建立在现有信息系统之上，通过信息的分析、提炼来形成决策知识，因此知识管理系统强调数据整合和分析；也有人认为类似博客、wiki、论坛等也都可以实现知识交流分享，所以知识管理系统很简单。

根据我们在长期的知识管理研究和实践，发现在支撑知识管理的IT系统建设中，通常存在狭义知识管理系统和广义知识管理系统两个层次的概念。

狭义上的知识管理系统指的是仅包括支撑知识沉淀、分享、学习等基本功能的系统，而不包括企业其他应用系统的关联和整合 。而从广义来看，知识管理系统在其建设目标、关注过程和其管理对象都有区别于狭义知识管理系统之处。

在建设目标上，知识管理的本质就是实现“让合适的人、在合适的场景、获取合适的知识”，基于这个总体目标去开展建设，将能够有效实现知识管理对信息化系统的提升，更高程度实现“信息知识化”，为实现这个目标，门户就成为了一个必然要求。

在所关注的过程上，广义知识管理系统不仅仅要关注文档类的知识沉淀分享，还应能促进企业知识沉淀、共享、学习、应用、创新一系列过程：因此在知识沉淀、共享、学习、应用和创新的各个环节，都会体现相关的知识管理专用功能。

从管理对象来说，广义知识管理系统不仅仅关注静态的结构化文档，其关注企业更广泛的无形资产，可以主要划分为显性结构化知识、显性非结构化知识及隐性知识。结构化知识如企业ERP系统中所管理的各类业务数据，非结构化知识如企业的各类文档、协作流程、沟通机制等，隐性知识如企业各位员工所具备的业务经验及专业技能。

这种广义知识管理系统可以称为企业知识化平台（EKP），它是对应于知识管理时代的企业核心IT应用。因为我们通过研究企业信息化的发展规律，可以把企业信息化分为如下四个阶段：

第一阶段：业务操作数据化。其特征是将日常手工事务性工作转变为机器工作的过程；关注个体的工作行为，可以提高个体的工作效率。该阶段可以称为“数据管理时代”，以MIS为应用核心。

第二阶段：业务流程信息化。其特征是通过企业的管理重组和管理创新，结合IT优势固化业务流程；关注整个组织的流程，提升组织的效率；该阶段广泛开展流程梳理和信息化建设，例如ERP、CRM、SCM、BOSS系统建设等。该阶段可以称为“信息管理时代”，以ERP为应用核心。

第三阶段：业务管理知识化。其特征是让合适的角色在合适的时间、合适的场景获取合适的知识和资源，系统推动企业管理生态的建立，对环境的变化做出灵活的反应，全面提升执行力；该阶段强调实现业务活动和管理活动的真正结合，以知识资产、协同、门户等为代表。该阶段可以称为“知识管理时代”，以EKP为应用核心。

第四阶段：业务决策智能化。其特征是在企业的已有知识的基础之上，能够智能创造、挖掘新知识，用于业务决策、日常管理等，形成自组织、自学习、自进化的企业管理体制；该阶段中，人工智能、专家系统的思想将应用在企业管理领域中，属于未来的主流应用。

图一 企业信息化发展阶段

EKP定位于知识管理时代的主流应用，类似于信息管理时代的ERP。ERP以组织的“物资”、“资金”、“生产能力”等有形资源为关注点，强调规范化、成本控制，以提升设备产能为核心目标；而EKP则以组织的“协同”、“知识”、“激情”等无形资产为关注点，强调工具化、快速应用，以提升组织产能为核心目标。

图二 ERP和EKP的组织结构

具体来说，EKP的特点可以体现“E”、“K”、“P”这三个英文字母上。“E”代表能量，引申为组织产能，“K”代表知识管理，“P”既是门户又一种平台概念。

对于组织产能“E”来说，可以用公式表示，即：组织产能＝战略绩效*（协同∑(知识×激情)） 。因为，我们发现，组织产能通常和四个要素有关：一是组织内战略目标的共识化，体现为战略地图、BSC和绩效管理的闭环应用，让大家首先能够“做对事”； 二是组织内部协同的效率，核心体现为任务类协同、流程类协同和项目类协同，让大家能够“做快事”；三是每个个体在工作中获取和应用知识的能力，包括面向结构化数据获取的“数据中心”、面向非结构化显性知识的“知识中心”和面向隐性知识的“人才中心”，让大家能够“做好事”；四是每个个体的工作激情，可以体现为“文化管理”、“社区管理”和“活动管理”等典型应用模式，让大家能够“乐做事”。

在“战略绩效”、“协同”、“知识”和“激情”四要素都能得到一致性提升的情况上，往往能够塑造出和谐的组织气氛，组织产能也能够充分发挥。

对于知识管理“K”来说，会具体体现为EKP中的一系列促进知识的沉淀、共享、学习、应用和创新过程的知识管理机制，可以用PDCA循环来表示这一系列机制：

图三 PDCA循环的机制

在P（规划）方面——首先，应能够进行分类规划，包括知识分类规划、知识关联规划、专家分类规划以及知识社区分类规划等；其次，应能够进行关键词规划以规范企业内部的关键词典，应能够进行知识文档模板规划以更有效实现企业内部知识标准化；再者，应能够实现积分规则规划，包括知识文档积分规则以及个人、部门积分规则规划等。

在D（推进）方面——应提供相关的功能机制，有效推进知识的沉淀和应用，比如：催办、发布、沟通、订阅、收藏、点评、关联、版本管理等。

在C（评测）方面——应能够根据设定的积分规则对知识文档积分、个人及部门积分进行评价，同时应能够对知识应用过程安全进行控制和审计。

在A（处理）方面——应能够对评测的结果进行排名激励，如：员工排名、知识排名、社区排名、考试排名等；另外应能够对一段时间内的知识沉淀和应用现状进行统计分析，如：某段时间内相关部门的知识增长状况、相关类别知识的增长状况等。

图四 产品架构

对于门户展现“P”来说，应能够提供对于不同知识和IT应用软件的单一访问入口、安全互动、一个可定制的接口、个性化的内容等等。目前业界已存在有各种门户，不管使用何种门户，所有门户的基本要求都是相同的，实现以“系统功能为导向”到“以人为导向”的转变。通过门户方式，任何员工都可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户。

因此，根据组织产能理论，基于知识管理思想，以及面向门户的应用框架，可以形成如下的EKP产品架构，其采用三层体系架构，由基础平台层、应用服务层、展现层等构成，具体在核心应用功能层面，体现为：战略绩效类的“战略地图”、“BSC积分卡”、“绩效管理”；组织协同类的“任务管理”、“流程管理”、“项目管理”；组织知识类的“数据中心”、“知识中心”、“人才中心”；激情类的“文化管理”、“社区管理”、“活动管理”。

在这些核心功能应用基础上，还面向不同管理和业务需求的EKP拓展应用，如OA应用、KM应用、HR应用等，并通过以人为导向的门户管理，实现传统以功能为导向的软件应用到以人为导向的软件应用的转变。

总结来说，EKP作为知识管理时代的主流IT 应用，具有以下区别于以往IT应用的明显特征：

门户表现为形式：从“以功能为导向”到“以人为导向”的转变，强调构建可定义、可配置、可拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。

战略绩效为导向：通过战略地图、BSC和绩效管理将企业、部门和个人之间的绩效目标一致化，有效落实企业战略，提升企业的目标共识和战略执行能力。

协同工作为手段：以“任务、流程、项目”等协同工作模型为手段，优化组织层面的协同工作，提升企业运营效率。

知识管理为支撑：以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。

应用整合为拓展：通过对各类应用系统的整合，使得企业业务、数据、流程管理统一在企业门户中展现出来，从而使得业务活动和管理活动逐步整合。