协同商务时代下 中小企业信息化的策略

全球化与信息化的发展，带动了全球商务规则的大改变。由于信息科技的协助，全球商务进入了所谓的“协同商务”时代。一个企业是否具有竞争力，已经不单只是衡量单一公司的核心能力，也端视该公司在其“供应链体系”中的协同能力（或是“配合”协同的能力）。中小企业在这一波“协同商务”的发展趋势下，应该注意哪些事项，方能顺利生存下来，甚至取得优势，正是本文所欲探讨的重点。
　
随着全球竞争的压力，产品生命周期越来越短，订单交期压力亦越来越紧迫，如何在最短的时间内完成并递送符合客户需求的产品或零件，正考验着每一家中小企业。而越来越多的企业客户，基于作业控管以及决策需要，开始要求供应厂商必须在在线提供报价以及订单执行状况、库存等数据。供货商是否具备一定水平的信息化能力，已经逐渐成为客户选择供货商的重要条件之一。

过去，中小企业着重的是“制程”的自动化，目标是制造“产品”的速度快慢。然而，由于订单交期压力的紧迫，现在企业客户不但在乎供货商“产品”的制造速度，更在乎供货商“信息”的提供速度。供货商在产品制造前的产品报价、是否有能力执行订单 、到制造时的订单执行状况、订单变更的对应变更处置、以及制造后产品递送时程等信息，都会影响到企业客户在下订单的决定，供货商的“信息能力”已经成为客户评估供货商的重要因素！客户开始更在乎供货商对自己的影响，开始更注重供货商与自己的“协同关系”，客户开始更会加严格地要求供货商必须在双方的“信息互动”上，扮演更积极的角色，以达到更好、更快的商务质量与速度！

中小企业因为资金与人力的考虑，恐怕无法如同大企业推动各式各样之大型信息系统。然而，随着上下游厂商皆已经陆续信息化，中小企业厂商若未能及时完成信息化，不只接不到订单，恐怕与供货商往来亦会遭遇到一定程度的障碍。中小企业可以先针对下列阶段逐步进行企业信息化，以面对这一波“协同商务”的挑战：

以“协同商务”角度 强化现有信息化内容

中小企业基于内部需要，已经建置不少信息系统。然而为了要能提供客户所需的完整信息，中小企业必须开始以“协同”经营的角度，来思考公司既有的信息系统是否足以提供客户对应的数据、信息？是否能够在客户提出询价时，在最短的时间内计算出正确的估价数据？能否实时地计算出某一笔特定订单，以及目前已经进行到哪一阶段？

另外，是否能够在客户要变更订单内容时，在最短的时间内计算出对应的时程与成本会产生何种改变？中小企业应该改变过去从“内部经营”角度来设计信息系统的思维方式，改变成站在“客户执行交易流程”的角度，来思考公司需要哪些信息系统，以提供客户交易过程所需的决策、监督信息。这一作法虽不是设计出一套“顾客关系管理”系统，但却可以紧紧地加强与顾客的关系。

系统网页化

中小企业有许多系统仍是停留在Dos环境，或仍未网页化。过去，系统的设计主要是提供给组织内部员工所用，并未考虑外部使用者（包括客户、在组织外部工作的员工），所以并无网页化的需要。然而随着因特网的兴起，以及“协同商务”的需要，如何让客户以及外部工作者，能及时透过网站查询对应数据，执行对应工作，乃是相当重要的基本工作。因此，将现有的系统部分或全部功能网页化，好让相关信息“透明化”，乃是中小企业“企业信息化”所必须面对的工作。

应用系统整合化

许多中小企业在公司内部其实已经推动了许多信息系统，例如进销存系统、会计、人事薪资系统等，然而彼此之间却未必能够互通。此一问题，往往是因为中小企业是分阶段推动前述信息系统，或者是由不同单位所个别推动。之前ERP系统之所以红透半边天，其内容并非提出多么新鲜的功能，而是将企业内几个重要关键流程与系统整合化，以利企业可以获得跨单位的数据运算。因此，中小企业应先评估并调整企业内部既有的系统，在经过整合与运算后，是否足以在客户询价与下单时，实时地提供其所需要的报价数据、并有能力执行订单或变更的对应变更处置等信息，以利客户在双方的“信息互动”上，得到更完整、更快的信息服务质量。

价值链整合

价值链整合是将企业流程及信息系统，在顾客、公司、供货商及其它商业伙伴之间结合，使得彼此之间的交易行为能紧密地互动。需思考完成信息化后，企业内部有哪些信息流程或信息系统可以与客户、供货商或其它商业伙伴（如物流业者、银行）直接整合、连结。例如中小企业可以思考如何透过信息系统的协助来与客户的库存系统连结，以在客户的存货低于某一水平时，提供实时的补货作业，形成所谓的“供货商代管库存”，让自身价值链及信息系统，与客户的价值链予以整合，以获致效率的改善、成本的降低。

在“协同商务”的发展趋势下，“制造力”已经成为企业经营的基本条件，而“信息力”与“知识力”才是决定是否能在“供应体系”生存下来，甚至取得优势的关键因素。中小企业的经营，一向以“灵活”为其特色，若能在信息化的协助下，提供客户更灵活、更正确的“快速反应”，相信一定能在“协同商务”的环境下创造出更好的成绩！

来源：支点网